営業社員と密にコミュニケーションを取りながら、正確な業務を行うことを心がけています。

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A・I

Interview インタビュー

関東エリアのお客様を対象に、受注業務を行っています。

正木牧場の冷凍ケーキは、有名ホテルやレストラン、結婚式場などで提供されています。事務方の私が担当しているのは、注文処理と出荷指示、納品伝票の管理といった受注業務です。お客様は全国に広がっており、仕事の割り振りはエリアごとに決定。関東エリアを受け持つ私は、東京営業所の営業と連絡を取りあって日々の仕事に取り組んでいます。

受注業務自体は前職でも経験がありましたが、細かい点では仕事の進め方は異なってくるものです。たとえば、ご注文内容に確認すべき点があった場合、以前は取引先に自ら電話をかけて問い合わせていましたが、当社の場合は営業を通すのがルールになっています。入社から間もない現在は、正木牧場のやり方になじもうと努力しているところです。

確認作業を徹底し、注意深く業務を進めることが重要です。

私たち事務スタッフは、基本的に書面上でお客様とやりとりを交わしています。注文書には、商品名と数量が記されていますが、なかにはご注文の数量や単位に誤りがあるケースも。お客様との認識の食い違い、そして商品の誤出荷を防ぐためには、注文書の内容にきちんと目を通し、一つひとつの項目に不明点がないかを確認することが何より大切になってきます。

「今回だけ、いつもの数倍の量を注文されている」と気づけば、これまでの取引と照らしあわせるのが鉄則。そのうえで営業社員を通して確認を取れば、スムーズな対応が可能になります。そのほかにも商品名が省略して書いてあり、どのケーキを注文されているのかはっきりしないといった場合にも、自分だけで判断せずに営業社員に相談するようにしています。

スタッフ同士の仲がよい、和やかな雰囲気の職場です。

受注業務に携わっているのは現在6名。和気あいあいとした職場で、製造スタッフが試作品のケーキを差し入れてくれた際には、みんなでおしゃべりをしながら楽しんでいます。日ごろから接点の多い営業も、話しやすくフレンドリーな方ばかり。取引先に確認してもらいたいことがあって電話をすると、いつもていねいに対応してくれるので助かっています。

請求業務がある月末や長期休暇の前後、クリスマスをはじめとした季節行事の前など、忙しい時期もありますが、みんなで協力しあって乗り切れる雰囲気があるのは、心強い限り。私自身、入社から1年足らずですが、すっかり職場に溶け込むことができています。受注業務の経験がある方であれば、きっとすぐになじめる仕事場ではないかと思います。